เรื่อง : ความท้าทายของการสอนงานในการทำงานเป็นทีม
โดย : นงนุช  ทองอ่อน     เขียนเมื่อ : 2015-06-30 11:44:25     คนอ่าน : 186     ความคิดเห็น : 1

ได้มีโอกาสอ่านหนังสือเรื่องการบริหารผลการปฏิบัติงาน  ซึ่งเป็นหนึ่งในตำราชุด Harvard Business Essentials มีหัวข้อที่น่าสนใจอยากจะแบ่งบันไว้ใน  KM Block ค่ะ  เป็นหัวข้อเรื่องความท้าทายของการสอนงานในการทำงานเป็นทีม เผื่อว่าใครที่สนใจในเรื่องนี้จะนำไปปรับใช้กับการทำงานของตนเองได้ค่ะ

ความท้าทายของการสอนงานในการทำงานเป็นทีม

                                บริษัทของคุณอาจเป็นเช่นเดียวกับบริษัทอื่นๆ ที่นำรูปแบบการทำงานเป็นทีมมาใช้ในการทำงานต่างๆ โดยทีมทำงานส่วนหนึ่งจะมีหน้าที่ทำงานประจำของบริษัท เช่น ธนาคารอาจจัดทีมเพื่อทำหน้าที่พิจารณาอนุมัติสินเชื่อ โดยทีมทำงานนี้จะประกอบไปด้วยเจ้าหน้าที่การตลาด เจ้าหน้าที่วิเคราะห์สินเชื่อ และพนักงานที่ดูแลเอกสารสัญญาต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น โดยปกติทีมประเภทนี้จะเป็นทีมถาวร  และสมาชิกในทีมจะวางแผนการทำงานและตารางการทำงานร่วมกัน  รวมทั้งอาจจะร่วมกันรับผิดชอบในการพิจารณารักษาลูกทีมแต่ละคนไว้ หรือพิจารณาให้สมาชิกคนใดออกจากทีมไปด้วย  นอกจากนี้บริษัท อาจจัดตั้งทีมทำงานส่วนหนึ่งขึ้นมาเพื่อทำงานบางงานที่เกิดขึ้นชั่วครั้งชั่วคราวหรืองานที่ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยนัก  เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่  หรือการวางแผนเพื่อย้ายสำนักงานใหม่ โดยทีมประเภทนี้จะประกอบด้วยสมาชิกที่มีทักษะหลากหลายและบริษัทจะยุบทีมลงเมื่อทีมทำงานสำเร็จลุล่วง

                                ทั้งนี้ ไม่ว่าจะเป็นทีมที่ได้รับการจัดตั้งขึ้นถาวร หรือแค่ชั่วคราว การทำงานร่วมกันของสมาชิกในทีมจะไม่ใช่ความสัมพันธ์แบบเจ้านายกับลูกน้องในแบบเดิมๆ เพราะถ้าคุณยังทำตัวเป็นเจ้านายหัวโบราณอยู่  คุณก็จะไม่สามารถทำให้ทีมได้รับประโยชน์จากการทำงานเป็นทีมได้  โดยทุกทีมก็จะมีผู้นำทีม แต่ผู้นำทีมนี้กลับไม่ใช่เจ้านายของสมาชิกในทีม  และก็ไม่ได้มีอำนาจเหนือสมาชิกคนอื่นในทีม  รวมทั้งอาจจะไม่ได้อยู่ในตำแหน่งที่สูงกว่าสมาชิกบางคนด้วยซ้ำไป  อย่างไรก็ตามผู้นำทีมก็ยังคงต้องรับผิดชอบในเรื่องการสอนงานให้แก่ลูกทีมอยู่ดี

                                เจ ริชาร์ด แฮคแมน (J Richard Hackman) ได้อธิบายไว้ในหนังสือเรื่องการทำงานเป็นทีมของเขาว่า การสอนงานที่ดีมีผลดีต่อทีม 3 ประการด้วยกัน คือ ช่วยให้สมาชิกของทีมทุ่มเทให้แก่การทำงานมากขึ้น  รวมทั้งเพื่อให้มั่นใจได้ว่าทีมจะทำงานได้อย่างเหมาะสม และข้อดีประการสุดท้าย คือ การสอนงานช่วยให้สมาชิกในทีมดึงเอาความสามารถของตนเองออกมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้สูงสุด  โดยผู้นำทีมที่ดีจะหาโอกาสสอนงานในระหว่างการทำงานได้เสมอ  เพื่อให้ลูกทีมทำงานต่างๆ ได้ดีขึ้น เช่น การนำเสนองาน  การจัดตารางการทำงาน  การจัดการกับความขัดแข้งภายในทีม  การจัดหาทรัพยากรสำหรับใช้ภายในทีม  การจัดทำงบประมาณ เป็นต้น  รวมทั้งช่วยให้ลูกทีมสามารถทำงานในทีมได้อย่างมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้นด้วย

                                การทำงานเป็นทีมจะช่วยเปิดโอกานให้ผู้นำทีมสอนงานลูกทีมได้บ่อยเป็นพิเศษ  เนื่องจากสมาชิกในทีมต้องเรียนรู้ทักษะการทำงานในหลายๆ ด้าน  เมื่อพวกเขาเข้ามาร่วมเป็นส่วนหนึ่งของทีม  เช่น ทีมได้รับวิศวกรเข้ามาเป็นสมาชิกเพราะทีมต้องการความสามารถทางด้านวิศวกรรมของเขา  แต่ในขณะเดียวกันวิศวกรคนนี้ก็อาจจะต้องจัดทำการนำเสนองานเพื่อรายงานความคืบหน้าของการทำงานในรูปแบบรายงานทางธุรกิจให้แก่ผู้สนับสนุนทีม และผู้บริหารระดับสูง  ซึ่งงานดังกล่าวเป็นงานที่เขาไม่เคยมีประสบการณ์และไม่มีทักษะในด้านนี้มาก่อนเลย  วิศวกรคนนี้จึงจำเป็นต้องพัฒนาทักษะการนำเสนองานโดยด่วน  และทางออกที่ดีที่สุดสำหรับเรื่องนี้ คือ ผู้นำทีมต้องเป็นผู้ฝึกสอนงานให้แก่เขา

                                ถ้าคุณเป็นผู้นำทีม  คุณต้องสามารถสอนงานให้แก่สมาชิกในทีม เพื่อช่วยให้พวกเขามีความสามารถในการทำสิ่งต่างๆ เหล่านี้ได้

  1. เมื่อสมาชิกในทีมมีปัญหาเรื่องงาน พวกเขาจะต้องสามารถแก้ไขปัญหาและกลับมาทำงานตามแผนที่วางไว้ได้
  2. เพิ่มจุดแข็งของตนให้ได้มากที่สุด (เช่น ช่วยให้ลูกทีมมีทักษะในการวิเคราะห์)
  3. เอาชนะอุปสรรคส่วนตัวได้ (เช่น ลดความหวั่นเกรงในการทำงานร่วมกับสมาชิกผู้ที่มีลักษณะไม่ยอมใคร)
  4. พัฒนาทักษะและความสามารถใหม่ๆ (เช่น เรียนรู้วิธีการนำเสนองานโดยที่ไม่ได้เตรียมตัวมาล่วงหน้า)
  5. เตรียมตัวสำหรับการรับภาระความรับผิดชอบใหม่ๆ (เช่น เป็นหัวหน้าคุมทีมทำงานโครงการพิเศษ)
  6. ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น (เช่น สามารถบริหารเวลาในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น)

การสอนงานที่ดีสามารถช่วยให้ลูกทีมมีความพึงพอใจและมีแรงจูงใจในการทำงานสูงขึ้นได้เช่นเดียวกับการสอนงานให้แก่ลูกน้องทั่วไป และยังอาจจะช่วยให้ความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับลูกทีมเป็นไปในทางที่ดียิ่งขึ้นด้วย  ซึ่งจะส่งผลให้คุณทำงานในฐานผู้นำทีมได้ง่ายขึ้นมาก และเป็นผู้นำทีมที่ประสบความสำเร็จได้ดียิ่งขึ้นด้วย  คุณเพียงแต่จำไว้ว่าคุณจะสอนงานได้ดีก็ต่อเมื่อทั้งสองฝ่ายต่างเห็นพ้องตรงกัน  และผู้เรียนรู้งานต้องมีความต้องการที่จะทำงานให้ได้ดีขึ้น และต้องยินดีรับความช่วยเหลือจากคุณด้วย

 

บทสรุป

  1. คุณต้องให้ความสำคัญอย่างมากกับการแบ่งเวลาให้แก่การสอนงานลูกน้อง และในบางครั้งคุณอาจจะมอบหมายให้ผู้อื่นทำการสอนงานแทนคุณได้
  2. คุณควรให้ความสำคัญกับบรรยากาศของการสอนงานในเชิงสังคมและจิตวิทยาโดยทั่วไปแล้วการสอนงานจะให้ผลดีเมื่อผู้บริหาร ผู้จัดการ และหัวหน้างานสร้างบรรยากาศที่เหมาะสม  โดยที่ทั้งสองฝ่ายให้ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน พนักงานที่เรียนรู้งานมีความรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ของการสอนงาน และพนักงานต้องมีแรงจูงใจในการเรียนรู้และปรับปรุงพัฒนา
  3. การหลีกเลี่ยงความผิดพลาดง่ายๆ ที่อาจเกิดขึ้นจะช่วยให้คุณสอนงานลูกน้องได้ดียิ่งขึ้น โดยความผิดพลาดเหล่านี้ได้แก่ การพูดมากเกินไป  การไม่ฟังผู้อื่น การใส่อารมณ์กับลูกน้อง และการไม่สามารถทำให้ลูกน้องเกิดความรู้สึกต้องการเรียนรู้ในสิ่งที่คุณจะสอนได้
  4. ผู้นำทีมไม่ใช่เจ้านายแบบเก่า อย่างไรก็ตาม พวกเขาก็ต้องสอนงานให้แก่ลูกทีมเช่นเดียวกับคนที่เป็นเจ้านาย
  5. ทักษะการสอนงานเป็นเช่นเดียวกันกับทักษะอื่นๆ ที่ต้องอาศัยการฝึกฝน ดังนั้น  คุณควรจะสอนงานให้แก่ผู้อื่นทุกครั้งเมื่อมีโอกาสเพื่อฝึกฝนทักษะในด้านนี้

 

ที่มา  :   การบริหารผลการปฏิบัติงาน,  โดย Brain J.Hall,    ผู้แปล สุรีพร  พึ่งพุทธคุณ , ตุลาคม 2553

 
ความคิดเห็นที่ : 1    ปิยะนุช สวัสดี    เมื่อ :2015-07-19 12:38:11

เยี่ยมค่ะ

แสดงความคิดเห็น