เรื่อง : การเข้ารับการอบรมในหัวข้อ “ Document Control for ISO 9001”
โดย : อังศุมารินทร์  เจริญเกษ     เขียนเมื่อ : 2016-02-17 15:17:43     คนอ่าน : 384     ความคิดเห็น : 1

          เมื่อวันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2559 ข้าพเข้าได้มีโอกาสเข้ารับการอบรมในหัวข้อ "Document Control for ISO 9001" จัดโดย บริษัท บีเอสไอ กรุ๊ป (ประเทศไทย) จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทที่ให้คำปรึกษา บริการตรวจประเมินและให้การรับรองระบบ ISO ต่างๆ โดยการอบรมในครั้งนี้เพื่อนำความรู้ที่ได้รับมาใช้ในการดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO ของสำนักงานคณะอุตสาหกรรมเกษตร  ดังมีรายละเอียดสรุปดังนี้

  1. วัตถุประสงค์ของระบบควบคุมเอกสาร
  • เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานระบบการจัดการ
  • เพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานตามมาตรฐานเดียวกัน
  • เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานและการประสานงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น​ 

      2. เอกสารในระบบการจัดการ  แบ่งได้ดังนี้

  1. คู่มือการจัดการ (Manual)  เป็นเอกสารที่ใช้ในการกำหนดกรอบหรือทิศทางในการดำเนินงานซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายองค์การและข้อกำหนดตามมาตรฐาน ISO  ประกอบไปด้วย ประวัติความเป็นมาขององค์การ ขอบเขตของการดำเนินงานตามมาตรฐานฯ นโยบายเพื่อแสดงความมุ่งมั่นตามมาตรฐานฯ และแนวทางในการดำเนินงานตามข้อกำหนดในแต่ละข้อของมาตรฐานฯ
  2. ระเบียบปฏิบัติ ( Procedure)  เป็นเอกสารหลักที่บ่งบอกวิธีการหรือกระบวนการปฏิบัติงานซึ่งสอดคล้องกับคู่มือการจัดการ โดยอธิบายถึงขั้นตอนในกระบวนการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสมบูรณ์ แสดงถึงใครทำอะไร ที่ไหน เมื่อใด ทำไม และอย่างไร
  3. วิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction)  เป็นเอกสารที่ใช้กำหนดวิธีการปฏิบัติงาน โดยแสดงรายละเอียดการปฏิบัติงานเป็นขั้นตอนเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในแต่ละงานมีวิธีการปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน
  4. เอกสารสนับสนุนอื่นๆ (Support Document)  เป็นเอกสารที่ใช้สนับสนุนการปฏิบัติงานเพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น แบบฟอร์ม ระเบียบ ข้อกำหนด กฎเกณฑ์ มาตรฐานอ้างอิง ฯลฯ

โครงสร้างของระบบเอกสาร

 
 

 

      3. การจัดทำเอกสาร

การเขียนเอกสาร   รูปแบบของการเขียนเอกสาร ได้แก่

- การเขียนเชิงบรรยาย  (Text-Based)  ข้อดีคือ ใช้กับเรื่องที่มีความซับซ้อนหรือแสดงด้วยภาพยาก ข้อเสียคือ ใช้เนื้อที่มากและเข้าใจยาก  ดังนั้น หากใช้วิธีการเขียนเชิงบรรยายควรเขียนให้กระชับ สั้นและเข้าใจง่าย

- การเขียนแบบแผนภาพหรือแผนภูมิ (Flowchart)  ข้อดีคือ เข้าใจง่ายและสามารถแสดงภาพรวมของกิจกรรม ข้อเสียคือ ระบุรายละเอียดได้น้อย ดังนั้น ควรเลือกใช้กับกิจกรรมที่ไม่ซับซ้อน

- การเขียนแบบใช้ Flowchart ประกอบคำบรรยาย มีข้อดีคือ แสดงภาพรวมของกิจกรรมขัดเจน มีคำอธิบายให้เข้าใจยิ่งขึ้น สามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

 

      4. การควบคุมเอกสาร  เมื่อจัดทำและปรับปรุงเอกสารแล้ว องค์การจะต้องดำเนินการควบคุมเอกสาร ดังนี้

  • การอนุมัติเอกสาร กำหนดผู้มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารในแต่ละระดับด้วยความเหมาะสมก่อนแจกจ่ายใช้งาน
  • การทบทวน ปรับปรุง และอนุมัติเอกสารซ้ำ  ควรมีการทบทวนเอกสารเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการทำงานหรือทบทวนตามรอบระยะเวลาที่กำหนด หากทบทวนแล้วไม่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารอาจทำบันทึกการทบทวนเอกสารไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง และหากทบทวนแล้วมีการปรับปรุงจะต้องอนุมัติเอกสารใหม่โดยผู้มีอำนาจ
  • การบ่งชี้เอกสาร ดำเนินการบ่งชี้เอกสารอย่างเหมาะสม โดยการระบุชื่อเอกสารและหมายเลขเอกสาร ฉบับที่ในการแก้ไข/ครั้งที่แก้ไข วันที่บังคับใช้ หมายเลขหน้าและจำนวนหน้าทั้งหมดในเอกสาร และแสดงสถานะของควบคุมเอกสาร
  • การควบคุมการแจกจ่ายและเรียนคืนเอกสาร กำหนดผู้รับสำเนาเอกสาร จัดทำบัญชีควบคุมการแจกจ่ายและการถือครองเอกสาร การเรียกคืนเอกสารที่ถูกยกเลิกหรือไม่ได้ใช้งาน
  • การจัดเก็บเอกสาร เอกสารจะต้องได้รับการจัดเก็บอย่างเหมาะสม ปลอดภัย และอยู่ในจุดที่ใช้งาน
  • การทำลายเอกสาร เพื่อป้องกันการนำเอกสารที่ล้าสมัยมาใช้กำหนดให้ทำลายสำเนาทิ้ง ส่วนเอกสารต้นฉบับที่ล้าสมัยหากต้องการเก็บรักษาเพื่อใช้อ้างอิงให้มีการบ่งชี้สถานะของเอกสารอย่างเหมาะสม
  • เอกสารภายนอกที่มีความสำคัญควรมีการบ่งชี้และควบคุมอย่างเหมาะสม

 

      5. การควบคุมโดยระบบคอมพิวเตอร์ (Computerization of Procedure) เป็นการควบคุมเอกสารโดยซอฟท์แวร์คอมพิวเตอร์ เช่น  โปรแกรม Microsoft,  Lotus note ผ่านระบบเครือข่าย ควบคุมเอกสารโดยกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานซึ่งผู้ใช้จะสามารถอ่านเอกสารผ่านคอมพิวเตอร์เท่านั้น

 

การควบคุมโดยระบบคอมพิวเตอร์นั้นมีข้อดีคือ สามารถป้องกันการแก้ไข ปรับเปลี่ยนข้อมูลเอกสารได้รวดเร็ว สะดวกในการค้นหา ลดการใช้กระดาษ แต่มีข้อเสียคือ ต้องมีจำนวนคอมพิวเตอร์ที่เพียงพอและมีซอฟท์แวร์และระบบเครือข่ายที่เหมาะสม  ทั้งนี้ การเลือกใช้การควบคุมเอกสารโดยระบบเอกสาร (Hard Copy) หรือระบบคอมพิวเตอร์ (Electronic Media) ขึ้นอยู่กับศักยภาพ ความพร้อม และความเหมาะสมของแต่ละองค์การ

 

สิ่งที่ได้รับจากการอบรม

  1. เข้าใจวิธีการในการจัดทำเอกสาร ในรูปแบบของการเขียนพรรณนา และรูปแบบของการเขียน Flow Chart
  2. ทราบขั้นตอนในการอนุมัติเอกสาร การระบุสถานะใน การเปลี่ยนแปลง การควบคุมการแจกจ่าย การควบคุมเอกสารจากภายนอกและการควบคุมเอกสารที่ไม่ใช้งาน
  3. เข้าใจวิธีการควบคุมในการชี้บ่ง การจัดเก็บ การป้องกัน การนำออกมาใช้ ระยะเวลาในการจัดเก็บ และการทำลายบันทึก
  4. เข้าใจถึงแนวทาง ในการควบคุมเอกสารในระบบ Hard Copy และระบบ Electronic Media
 
ความคิดเห็นที่ : 1    ปิยะนุช สวัสดี    เมื่อ :2016-02-19 10:24:24

Great !

แสดงความคิดเห็น